Faktury do Pohody automaticky: jak to funguje a kde jsou limity

Tok má pět kroků, ne jeden #

Dobře navržené zpracování nevede přímo z dokladu do účetního systému. Mezi nimi jsou dvě kontroly:

• Doklad dorazí: z e-mailu, sdíleného disku nebo skeneru, jako PDF či obrázek.
• Extrakce: systém z dokladu přečte dodavatele, číslo, data, částky a položky.
• Kontrola sporných hodnot: co nelze přečíst nebo nesedí, se označí.
• Schválení člověkem: účetní vidí doklad vedle vytěžených údajů a potvrdí nebo opraví.
• Zápis do Pohody: teprve schválený záznam se předá účetnímu systému.

Co má systém z dokladu umět přečíst #

Základem jsou údaje, které účetní přepisuje každý den: dodavatel a jeho IČO, číslo dokladu, datum vystavení a splatnosti, variabilní symbol, základ daně, DPH a celková částka.

Těžší jsou položky faktury. Mají různý počet řádků, různé rozložení a každý dodavatel je uvádí jinak. Právě tady je kontrola nejdůležitější.

Sporná pole se zvýrazní, nepřeskočí #

Systém, který si je jistý vším, je podezřelý. Dobrý systém řekne, kterému poli nevěří: nečitelná částka, IČO, které neexistuje, součet položek, který nesedí s celkem, dodavatel, kterého ještě nezná.

Účetní nemusí kontrolovat všechno od nuly. Podívá se na označená pole, porovná je s dokladem a rozhodne. Rozhodnutí má vždy člověk.

Kde jsou limity #

• Špatná kvalita: rozmazaný sken, doklad vyfocený pod úhlem, razítko přes text nebo ruční poznámky na okraji.
• Nestandardní doklady: zahraniční faktury, zálohové faktury, dobropisy nebo smluvní dokumenty s neobvyklým rozložením.
• Účetní rozhodnutí: na který účet a do jakého období doklad patří, rozhoduje pravidlo firmy a účetní, ne odhad modelu.
• Nový dodavatel: první doklady od neznámého dodavatele potřebují víc oprav než ty od stálých.

Jak si ověřit, jestli to ve vaší firmě bude fungovat #

Nespoléhejte na ukázkové dokumenty. Vezměte vzorek skutečných dokladů z posledních měsíců včetně těch horších: skenů, fotek a výjimek.

U každého pole spočítejte, kolikrát bylo vytěženo správně, kolikrát ho systém označil jako sporné a kolikrát se spletl bez upozornění. Poslední číslo je to, na kterém záleží nejvíc. Naměřené hodnoty jsou vaše vlastní a platí pro vaše doklady.

Jak to řešíme my #

Zpracování stavíme na dokladech a systémech, které firma už používá, a napojujeme ho na Pohodu, Omegu, iDoklad či jiné účetní systémy přes API nebo import. Sporná pole jsou zvýrazněná ke kontrole, nic se nezapíše bez schválení člověkem a systém se učí z oprav. Před ostrým použitím ho vyzkoušíme v pilotu na reálných dokladech.