Faktúry do Pohody automaticky: ako to funguje a kde sú limity

Tok má päť krokov, nie jeden #

Dobre navrhnuté spracovanie nejde priamo z dokladu do účtovného systému. Medzi nimi sú dve kontroly:

• Doklad príde: z e-mailu, zdieľaného disku alebo skenera, ako PDF či obrázok.
• Extrakcia: systém z dokladu prečíta dodávateľa, číslo, dátumy, sumy a položky.
• Kontrola sporných hodnôt: čo sa nedá prečítať alebo nesedí, sa označí.
• Schválenie človekom: účtovník vidí doklad vedľa vyťažených údajov a potvrdí alebo opraví.
• Zápis do Pohody: až schválený záznam sa odovzdá účtovnému systému.

Čo má systém z dokladu vedieť prečítať #

Základ sú údaje, ktoré účtovník prepisuje každý deň: dodávateľ a jeho IČO, číslo dokladu, dátum vystavenia a splatnosti, variabilný symbol, základ dane, DPH a celková suma.

Ťažšie sú položky faktúry. Majú rôzny počet riadkov, rôzne rozloženie a každý dodávateľ ich uvádza inak. Preto je práve tu kontrola najdôležitejšia.

Sporné polia sa zvýraznia, nepreskočia #

Systém, ktorý si je istý všetkým, je podozrivý. Dobrý systém povie, ktorému poľu neverí: nečitateľná suma, IČO, ktoré neexistuje, súčet položiek, ktorý nesedí s celkom, dodávateľ, ktorého ešte nepozná.

Účtovník nemusí kontrolovať všetko od nuly. Pozrie sa na označené polia, porovná ich s dokladom a rozhodne. Rozhodnutie má vždy človek.

Kde sú limity #

• Zlá kvalita: rozmazaný sken, odfotený doklad pod uhlom, pečiatka cez text alebo ručné poznámky na okraji.
• Neštandardné doklady: zahraničné faktúry, zálohové faktúry, dobropisy či zmluvné dokumenty s nezvyčajným rozložením.
• Účtovné rozhodnutia: na ktorý účet a do akého obdobia doklad patrí, rozhoduje pravidlo firmy a účtovník, nie odhad modelu.
• Nový dodávateľ: prvé doklady od neznámeho dodávateľa potrebujú viac opráv než tie od stálych.

Ako si overiť, či to vo vašej firme bude fungovať #

Nespoliehajte sa na ukážkové dokumenty. Vezmite vzorku skutočných dokladov z posledných mesiacov vrátane tých horších: skenov, fotiek a výnimiek.

Pre každé pole spočítajte, koľkokrát bolo vyťažené správne, koľkokrát ho systém označil ako sporné a koľkokrát sa pomýlil bez upozornenia. Posledné číslo je to, na ktorom záleží najviac. Namerané hodnoty sú vaše vlastné a platia pre vaše doklady.

Ako to riešime my #

Spracovanie staviame na dokladoch a systémoch, ktoré firma už používa, a napájame ho na Pohodu, Omegu, iDoklad či iné účtovné systémy cez API alebo import. Sporné polia sú zvýraznené na kontrolu, nič sa nezapíše bez schválenia človekom a systém sa učí z opráv. Pred ostrým použitím ho vyskúšame v pilote na reálnych dokladoch.