Jak vybrat první proces k automatizaci: 5 otázek, které si položit

Začněte problémem, ne technologií

Když se ve firmě začne mluvit o AI, snadno vznikne tlak automatizovat něco velkého. Praktičtější je nejprve pojmenovat práci, která lidem pravidelně bere čas: přepisování údajů z faktur, třídění e-mailů nebo hledání odpovědí v dokumentech.

Dobrý kandidát se dá popsat jednou větou: „Když přijde X, někdo musí udělat Y, aby vzniklo Z.“ Pokud se v tom popisu ztrácí příliš mnoho výjimek nebo nejasných rozhodnutí, začněte menší částí procesu.

Položte si těchto pět otázek

• Opakuje se úkol často: Každodenní práce má větší potenciál úspory než úkol, který se objeví jednou za čtvrt roku.
• Je výsledek jasný: Víte určit, jak vypadá správně vyplněný záznam, vyřízený e-mail nebo nalezená odpověď?
• Jsou vstupy dostupné: Jsou potřebné dokumenty a údaje na místě, ke kterému se řešení může bezpečně připojit?
• Dají se oddělit výjimky: Umíte označit případy, které má systém zpracovat automaticky, a ty, které má předat člověku ke kontrole?
• Umíte změřit výsledek: Dokážete porovnat čas, počet chyb nebo rychlost vyřízení před změnou a po ní?

Změřte dnešní stav ještě před pilotem

Během jednoho nebo dvou týdnů si zapisujte přibližný počet případů, čas potřebný ke zpracování a běžné důvody, proč se práce vrací k opravě. Stačí jednoduchá tabulka. Cílem není dokonalá studie, ale poctivý výchozí bod.

Do výpočtu zahrňte také kontrolu výsledku a řešení výjimek. Samotné vytažení údajů z dokumentu může trvat sekundy, ale člověk stále musí ověřit správnost a předat údaje do dalšího systému.

Pilot navrhněte tak, aby byl úspěch jasně měřitelný

Vyberte jeden proces, omezený soubor vstupů a člověka, který zná dnešní postup. Předem se dohodněte na měřítku úspěchu. Může jím být například kratší doba zpracování při stejné nebo lepší přesnosti. Určete také případy, které musí systém vždy předat ke kontrole.

U faktur to může znamenat automaticky předvyplnit dodavatele, částky a data, ale schválení nechat na účetní. U e-mailů může systém navrhnout kategorii a odpověď, zatímco člověk zprávu před odesláním potvrdí.

Kdy raději ještě neautomatizovat

Pokud se postup mění každý týden, nikdo neumí říct, co je správný výsledek, nebo chybějí spolehlivé vstupní údaje, automatizace může jen urychlit vznik chyb. Nejprve proces zjednodušte a ustalte. Teprve potom vybírejte technologii.