Ako vybrať prvý proces na automatizáciu: 5 otázok, ktoré si položiť

Začnite problémom, nie technológiou

Keď sa vo firme začne hovoriť o AI, ľahko vznikne tlak automatizovať niečo veľké. Praktickejšie je najprv pomenovať prácu, ktorá ľuďom pravidelne berie čas: prepisovanie údajov z faktúr, triedenie e-mailov alebo hľadanie odpovedí v dokumentoch.

Dobrý kandidát sa dá opísať jednou vetou: „Keď príde X, niekto musí urobiť Y, aby vzniklo Z.“ Ak sa v tom opise stráca priveľa výnimiek alebo nejasných rozhodnutí, začnite menšou časťou procesu.

Položte si týchto päť otázok

• Opakuje sa úloha často: Každodenná práca má väčší potenciál na úsporu než úloha, ktorá sa objaví raz za štvrťrok.
• Je výsledok jasný: Viete určiť, ako vyzerá správne vyplnený záznam, vybavený e-mail alebo nájdená odpoveď?
• Sú vstupy dostupné: Sú potrebné dokumenty a údaje na mieste, ku ktorému sa riešenie môže bezpečne pripojiť?
• Dajú sa oddeliť výnimky: Viete označiť prípady, ktoré má systém spracovať automaticky, a tie, ktoré má poslať človeku na kontrolu?
• Viete zmerať výsledok: Dokážete porovnať čas, počet chýb alebo rýchlosť vybavenia pred zmenou a po nej?

Zmerajte dnešný stav ešte pred pilotom

Počas jedného alebo dvoch týždňov si zapisujte približný počet prípadov, čas potrebný na spracovanie a bežné dôvody, prečo sa práca vráti na opravu. Stačí jednoduchá tabuľka. Cieľom nie je dokonalá štúdia, ale poctivý východiskový bod.

Do výpočtu zahrňte aj kontrolu výsledku a riešenie výnimiek. Samotné vytiahnutie údajov z dokumentu môže trvať sekundy, no človek stále potrebuje overiť správnosť a odovzdať údaje do ďalšieho systému.

Pilot navrhnite tak, aby bolo jasné, čo znamená úspech

Vyberte jeden proces, obmedzený súbor vstupov a človeka, ktorý pozná dnešný postup. Vopred sa dohodnite na meradle úspechu. Môže ním byť napríklad kratší čas spracovania pri rovnakej alebo lepšej presnosti. Určte aj prípady, ktoré musí systém vždy posunúť na kontrolu.

Pri faktúrach to môže znamenať automaticky predvyplniť dodávateľa, sumy a dátumy, ale nechať schválenie na účtovníkovi. Pri e-mailoch môže systém navrhnúť kategóriu a odpoveď, pričom človek správu pred odoslaním potvrdí.

Kedy radšej ešte neautomatizovať

Ak sa postup mení každý týždeň, nikto nevie povedať, čo je správny výsledok, alebo chýbajú spoľahlivé vstupné údaje, automatizácia môže iba zrýchliť vznik chýb. Najprv zjednodušte a ustáľte proces. Až potom vyberajte technológiu.